Το αίτημα φτάνει, αλλά η συνέχεια δεν είναι σταθερή.

Ένα αίτημα που μένει χωρίς καθαρή συνέχεια μπορεί να χαθεί, ακόμη κι αν ο άνθρωπος ήθελε πραγματικά να προχωρήσει.

• 01 Αιτήματα φτάνουν από τηλέφωνο, email, φόρμες και social media χωρίς να συγκεντρώνονται σε ένα σημείο.
• 02 Η ταχύτητα της πρώτης απάντησης εξαρτάται από το αν θα δεις εγκαίρως την ειδοποίηση.
• 03 Ο ενδιαφερόμενος δεν λαμβάνει άμεσα επιβεβαίωση ότι το αίτημα ή το ραντεβού καταγράφηκε.
• 04 Οι υπενθυμίσεις ραντεβού στέλνονται χειροκίνητα, αποσπασματικά ή καθόλου.
• 05 Ακυρώσεις, αναπάντητα μηνύματα ή μη εμφανίσεις δεν ακολουθούνται από ένα ήρεμο μήνυμα για νέο προγραμματισμό.

Χτίσε μια απλή συνέχεια που λειτουργεί ακόμη και όταν είσαι απασχολημένος.

Δεν χρειάζεται περίπλοκο σύστημα. Χρειάζεται κάθε αίτημα να έχει επιβεβαίωση, κατάσταση, επόμενο βήμα και υπενθύμιση.

1. Συγκέντρωσε τα αιτήματα

   Όρισε ένα βασικό σημείο όπου καταγράφονται οι νέες επικοινωνίες, ακόμη κι αν ξεκινούν από διαφορετικά κανάλια. Έτσι μειώνεται ο κίνδυνος να ξεχαστεί κάποιο μήνυμα.

2. Στείλε άμεση επιβεβαίωση

   Μόλις φτάσει ένα αίτημα, στείλε ένα σύντομο email ή μήνυμα που λέει ότι το έλαβες, πότε περίπου θα απαντήσεις και ποιο θα είναι το επόμενο βήμα.

3. Χρησιμοποίησε απλές καταστάσεις

   Κατάγραψε αν κάθε αίτημα είναι νέο, αν περιμένει απάντηση, αν έχει κλειστεί ραντεβού ή αν χρειάζεται επανεπικοινωνία. Δεν χρειάζεται περίπλοκο CRM για να ξεκινήσεις.

4. Αυτοματοποίησε τις πρακτικές υπενθυμίσεις

   Στείλε εγκαίρως υπενθύμιση με ημέρα, ώρα, τοποθεσία ή σύνδεσμο και απλό τρόπο αλλαγής του ραντεβού. Το μήνυμα πρέπει να αφορά μόνο πρακτικές πληροφορίες.

5. Δώσε μια ήρεμη δεύτερη ευκαιρία

   Αν κάποιος δεν απαντήσει, ακυρώσει ή δεν εμφανιστεί, στείλε ένα σύντομο μήνυμα που του επιτρέπει να επαναπρογραμματίσει χωρίς πίεση.

6. Μέτρα τη συνέχεια

   Παρακολούθησε τον μέσο χρόνο πρώτης απάντησης, πόσα αιτήματα γίνονται ραντεβού, πόσα ραντεβού πραγματοποιούνται και πόσα επαναπρογραμματίζονται.

Σημαντικό όριο: οι αυτοματισμοί εδώ αφορούν επιβεβαιώσεις, πρακτικές πληροφορίες και υπενθυμίσεις. Δεν πρέπει να δίνουν ιατρικές συμβουλές, να αξιολογούν επείγοντα περιστατικά ή να μεταφέρουν ευαίσθητα δεδομένα υγείας μέσα από εργαλεία marketing.

Δεν χρειάζεται ακόμη: να προσθέσεις περισσότερα κανάλια επικοινωνίας ή να στέλνεις πολλά μηνύματα. Η αξία βρίσκεται στη συνέπεια και στη σαφήνεια, όχι στον όγκο.

Η σωστή λύση είναι να οργανώσεις τη συνέχεια, όχι να βασίζεσαι περισσότερο στη μνήμη σου.

Με βάση αυτό το αποτέλεσμα, αυτές είναι οι υπηρεσίες που συνδέονται πιο άμεσα με το πρόβλημα.

• Pabbly automations Σύνδεση φορμών, email, ημερολογίου και εργαλείων διαχείρισης ώστε κάθε νέο αίτημα να ενεργοποιεί το σωστό πρακτικό βήμα.
• Email και SMS επιβεβαιώσεις Άμεσα, σύντομα μηνύματα που επιβεβαιώνουν την παραλαβή και εξηγούν πότε και πώς θα ακολουθήσει απάντηση.
• Υπενθυμίσεις ραντεβού Αυτόματες πρακτικές υπενθυμίσεις και εύκολος τρόπος αλλαγής του ραντεβού, με στόχο λιγότερες μη εμφανίσεις.
• Απλή διαχείριση αιτημάτων Ένα ξεκάθαρο pipeline για νέα αιτήματα, απαντήσεις, προγραμματισμένα ραντεβού και περιπτώσεις που χρειάζονται συνέχεια.
• Μέτρηση follow-up Καταγραφή χρόνου απάντησης, ποσοστού κράτησης, πραγματοποιημένων ραντεβού και επαναπρογραμματισμών.